En advokats hverdag er i stadig endring. Jeg husker min far holdt på med diktafonen og dikterte brev til sin sekretær, som deretter skrev ut brevet og la det i mappen til signering. Alle prosesskrift skulle før i tiden gjerne signeres i seks eksemplarer med tilsvarende antall bilag, som ofte medførte store mengder papir, og kopimaskiner som kjørte seg varme osv. Gamlemåten var både høytidelig, omstendelig og ærverdig, men særlig effektiv og miljøvennlig var den ikke. Moderne advokater gjør mer og mer selv, og sekretærene kan mer enn å bare ta imot diktat.
I dag er en advokats hverdag blitt elektronisk. Vi er pålagt å ha elektroniske faktura- og timeregistreringsprogrammer, back up av alle dokumenter mv. Dokumenter som ikke produseres av advokaten selv skannes gjerne, dersom ikke retten eller motparten allerede har skannet det. Bøker, domssamlinger og lovsamlinger brukes svært sjelden i papirutgave, idet det er raskere og enklere å søke elektronisk i Lovdata, Rettsdata eller andre abonnementstjenester. Vi har likevel fortsatt bøker og domssamlinger i bokhyllen, men det er mest for å imponere klientene. Vi bruker papirbøker mindre og mindre, selv om vi noen ganger må friske opp hukommelsen i de gode gamle klassikerne. Noen ganger finner advokaten også det han eller hun trenger på google. Alle beramminger og klientavtaler ligger i dag elektronisk i advokatens kalender i stedet for advokatens forfallsbok, som var en gammel “sjette sans” som alle advokatene brukte i gamle dager. I dag ligger kalenderen på data, og er selvfølgelig syncet (synkronisert) med kalenderen på telefonen, slik at advokaten ikke er avhengig av å ha datamaskinen tilgjengelig, når en klient eller retten ønsker å beramme et møte eller rettsmøte. Advokater sender mer og mer e-post til hverandre, som er en rask og effektiv måte å kommunisere på, og som også sikrer skriftlighet og notoritet i tilfredsstillende grad. Ofte aksepterer også domstolene at det sendes inn e-poster, der prosesshandlinger foretas – eksempelvis får en advokat gjerne utsatt tilsvarsfristen gjennom å sende en e-post til retten. Hvis prosessfullmektigene har viktige avklaringer for saken i en e-postrunde, der retten også er mottaker, forekommer også at domstolen på eget initiativ fører e-posten mellom advokatene og retten som et eget dokument i saken.
I 2016 kom aktørportalen som er et web-basert saksbehandlingsystem og dokumentarkiv basert på brukertilgang, som inneholder alle sakene som advokaten har for sin part som er registrert hos retten under det aktuelle saksnummeret. Aktørportalen benyttes bare i sivile saker (altså ikke straffesaker), og benyttes ikke av alle domstoler i Norge. Høyesterett og noen tingretter er ikke med, men målet er vel på sikt at alle tingretter skal med. Alle lagmannsrettene er i dag med. I menyen på hver sak kan advokaten se hvert eneste dokument som er registrert i saken fra dok 1 (Stevningen) til eksempelvis dok 145, som kan være en forkynningsslipp eller salæroppgave. Alle dokumenter må være i formatet pdf, som så og si alle databrukere i dag kan lese. Advokaten kan da med en gang få tilgang til motpartens prosesskriv, rettens brev, sakkyndigerklæringer, rettsbøker, dommer og kjennelser mv. Videresending av korrespondanse til klienten går da som en lek, idet advokaten bare kan laste ned dokumentet som pdf, og legge det ved i en e-post. På den måten sparer advokaten ikke ubetydelige utgifter til porto, og klienten får dokumentet med en gang i stedet for å vente på postgangen. Arkivering og oversendelse av saksdokumenter er også betraktelig lettere, når alt lagres elektronisk. Elektronisk lagring medfører også at det meste er søkbart, slik at advokaten kan finne igjen akkurat det dokumentet som klienten leter etter. Ikke minst kan dokumentasjonen søkes i elektronisk av advokaten som referanse, dersom han eller hun senere får en liknende sak en gang senere. Når det gjelder straffesakene, har Politiet begynt å sende over straffesaksdokumenter via Altinn, og har i mange år skannet dokumentene, og levert dokumenter på cd-rom. Forvaltningsorgan som Norsk Pasientskadeerstatning/Pasientskadenemnda sender som regel over dokumentene elektronisk.
Domstolloven § 197 a første og andre ledd gir hjemmel for å fastsette at kommunikasjon med domstolene som etter loven skal skje skriftlig, også kan skje elektronisk. Det innebærer at det i egen forskrift i dag er gitt adgang for advokaten til å signere prosesskrift elektronisk gjennom aktørportalen. Advokaten trenger derfor ikke å skrive ut dokumentet en gang, men kan bare lagre dokumentet som pdf, så vil signatur lovlig kunne skje gjennom å bekrefte signatur gjennom en knapp i aktørportalen. Dokumentet sendes retten og motparten samtidig (dersom motpartens advokat også er tilknyttet portalen) gjennom å laste opp dokumentet, og deretter trykke “Signér og send inn”. Denne løsningen er veldig kjekk i advokathverdagen, slik at advokaten kan sende inn prosesskrift til retten fra ferie eller annet kontorfravær, uten å være avhengig av printer og skanner osv. Advokaten må bare huske å ha tilgang til internett og ha med seg bank-id eller smartkort mv. for å kunne logge seg inn på portalen.
Også i rettssalen blir hverdagen mer og mer elektronisk. Oslo tingrett har i flere saker begynt å lage digitale faktiske utdrag som gjøres tilgjengelig for advokatene. De digitale faktiske utdragene er paginerte, slik at dommeren og advokatene lett kan finne frem til riktig dokument under hovedforhandling og ankeforhandling gjennom å oppgi sidehenvisningen i utdraget. Advokaten slipper den klassiske: “Og da vil jeg be retten gå til bilag 17 i stevningen, og da skal vi til den ellevte siden hvis retten blar fremover ti ark fra førstesiden på bilag 17″…. Det er også svært kjekt å slippe å ta med seg masse papirer i retten, idet advokaten bare kan ta med sin bærbare pc og saken på minnepinne. Det er svært lett å bla i dokumentene i et digitalt utdrag, så lenge retten og motparten også har samme paginering å forholde seg til. Da kan advokaten ganske enkelt bare taste inn sidetallet øverst i menyen på Acrobat Reader og trykke enter, så simsalabim er man på riktig side. Advokaten kan til og med gule ut det som skal dokumenteres i pdf’en. Bare husk å lagre pdf-dokumentet før du lukker Acrobat Reader…. I straffesaker som inneholder flere tusen sider dokumenter er elektroniske utdrag svært hendige, selv om ovennevnte lovverk ennå ikke er tilpasset straffeprosessen. Påtalemyndigheten og retten har dessverre ikke lov til å bruke digitale utdrag, men forsvarer kan benytte digitale løsninger, så lenge sidehenvisningene stemmer overens med de dokumentene som aktor og dommeren har i sine permer. En fremtid hvor dokumentbevis dukker opp på en tv-skjerm er nok ikke langt unna, slik at advokaten kan peke der han eller hun er i dokumentet mv.
Jeg er som dere skjønner udelt positiv til domstolenes utvikling mot helelektronisk saksbehandling, og at mer og mer av advokatens arbeidshverdag blir papirløs. Digitaliseringen gjør advokaten dyktigere og mer effektiv i kildesøk og kommunikasjon, og advokaten er ikke avhengig av å være på kontoret til enhver tid. Jeg er ganske sikker på at digitaliseringen gjør hverdagen bedre også for klienter og retten, som slipper en del papir og postgang mv. Likevel var nok advokathverdagen mer ærverdig og høytidelig den gangen prosesskriftene måtte sendes inn signert i blått blekk i seks eksemplarer, og avtaler ble skrevet inn av sekretæren i forfallsbøker laget i kongeblått skinn med gullskrift. Noe ofres således på fremskrittets alter, men de nostalgiske av oss kan jo alltids finne frem noen gamle Retstidende innbundet i skinn, og bla litt for mimringens skyld.